案例内容
【案情简介】
2020年6月19日，我县某小区业委会主任来到我处，向公证处申请对其业委会组织的关于提升物业费的书面表决开箱统计过程进行现场监督公证。根据《物业管理条例》等规定，关于提升物业费的表决须经占有部分占建筑面积过半数的业主且占总人数过半数的业主表决通过。因前期投票过程没有公证处监督，可能存在虚假投票等情况，所以公证处在受理时难免存在疑虑。后经实际走访了解，发现该小区业主人数众多，因疫情关系，也不可能统一安排时间、地点投票，所以业委会委托了第三方设置了流动投票箱进行了投票。此外，业委会也仅申请公证处对开箱唱票的过程及后续建筑面积的核算、清验过程进行现场监督。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，公证处指派公证人员二人来到活动现场出席了活动，并对唱票过程和面积核算、清验过程进行了现场监督，然后出具了公证书。
【公证书格式】
公 证 书 (2020)浙安证内字第XX号 申请人：XX小区业主委员会。负责人：郑某，男，1964 年 12 月 7 日出生，住址：浙江省安吉县XX镇，公民身份号码：XXXX。 委托代理人：胡某，女，1963 年 12 月 22 日出生，住 址：浙江省安吉县XX镇，公民身份号 码：XXXX。 公证事项：现场监督 申请人XX国际小区业主委员会负责人郑某的委托代理人胡某于2020 年 6 月 19 日上午来到我处，称其业委会组织了关于提升小区物业费的《XX国际项目物业服务费提升意见的征询函》的书面表决，现书面表决投票已结束，为使活动公开、透明，保障业主的合法权益，特申请我处对书面表决的唱票过程及相关建筑面积的核算、清验过程进行现场监督。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，本公证员与公证员助理韩X于2020 年 6 月 19 日下午 来到位于安吉县XX街道灵峰社区委员会三楼会议室出席 了本次《XX国际项目物业服务费提升意见的征询函》的书面表决唱票现场。并于2020 年 6 月 22 日下午，与业主代表一起在安吉县公证处会议室对表决“同意”的《征询函》所 对应的建筑总面积进行了清验和核算。 根据现场监督和核验，本次《征询函》的表决共收到书面表决872 份，其中表决“同意”的 524 份、表决“不同意” 的 341 份，无效表决 7 份。经对建筑面积核算、清验，发现 本次表决“同意”的 524 份《征询函》中，有重复表决的《征询函》共 29 份，因此，本次表决“同意”的有效《征询函》 实际为 495 份。根据申请人提供的《湖州·安吉XX国际业主信息》，上述 495 份表决“同意”的《征询函》对应的房屋建筑总面积为 77424.58 平方米。公证人员根据现场情况制作了《现场工作记录》二份（各一页）。 兹证明，与本公证书相粘连的《现场工作记录》复印件与其原件内容相符，原件上XX国际小区业主委员会负责人郑某的委托代理人胡某的签名、业主代表张某、蒋某、汪某、陈某的签名及公证人员的签名均属实。整个唱票过程及建筑面积核算、清验的程序和办法符合事先拟定的规则，唱票及上述核验结果真实。 附：《现场工作记录》复印件二份（共2 页）。 中华人民共和国浙江省安吉县公证处 公证员 XXXX年X月XX日
