案例内容
【案情简介】
为落实中国储备粮管理总公司关于做好库外存量风险防控的要求，中央储备粮银川某直属库有限公司于二○一八年四月向公证处申请，对宁夏储备粮某某储备库的四个仓库、宁夏储备粮某某某储备库的八个仓库受托保管的中央事权粮食的存放现状进行保全证据公证。 在中央储备粮银川某直属库有限公司的委托代理人杨某某与公证员的反复沟通过程中，发现此公证存在如下重点及难点：一、委托代理人口头反复表述要办理的是粮权公证，但经公证员问询后发现她实际需要的是公证能客观地显现粮食的存放现状及粮食大致的数量。因此，公证员建议杨某某申请办理保全证据公证（后在办理公证过程中委托代理人杨某某提交了由中国储备粮管理总公司办公厅签发的《关于印发<中储粮总公司公证业务操作指南（试行）>的通知》，该文件中也明确表示此类情况需办理保全证据公证，印证了公证员的建议是准确的）。二、为防范库外存粮（中央事权粮）的风险所申办的保全证据公证在宁夏区内是首例。因此，在没有前车之鉴的情况下，如何客观、全面、完整地显现粮食的存放现状及粮食大致的数量，又能使公证书顺利有效地使用？我们双方经认真细致地沟通，针对办理流程和方式达成如下意见：1、仓库为长方体，用激光测距仪测出仓库内的长度和宽度，并记录在卷；2、仓库存放小麦的高度一般为五米左右。先测出下线器的总长度，再由三、四名工作人员随机在仓库内取三处将下线器插入到小麦底部，用激光测距仪测出裸露在外的下线器长度，得到的三个数据取平均值，最后，由下线器总长度减去裸露在外的下线器长度（平均值）得到小麦的高度；3、进入仓库内、随机打入下线器、测量上述数据等的全过程，公证人员通过拍照、摄像、记录的方式固定下来；4、由委托代理人将上述数据填入《粮食实物检查工作底稿（测量计算法）》（Excel表格），此底稿作为附件附在公证词、工作记录、拍摄照片之后。 我们为中央储备粮银川某直属库有限公司分别出具了保全证据公证一周后，我们进行了回访，该公证书已被顺利使用，得到了相关管理部门的一致认可，并作为范本推荐给其他储备库。因此，中央储备粮银川某直属库有限公司又分别于二○一八年五月十日、五月二十一日向本处申请对宁夏储备粮银川储备库五个仓库、宁夏储备粮石嘴山储备库六个仓库、宁夏储备粮灵武储备库四个仓库、宁夏储备粮滨河储备库十一个仓库内受托保管的中央事权粮食客观存放的现状办理了保全证据公证。 通过此案例，我们得到如下启示： 一、当事人表述要办理的公证种类（如：此案的“粮权公证”）与实际需要办理的公证种类（如：此案的保全证据公证）往往是不同的。这都是基于老百姓对公证的认知程度不同所造成的，不是每一个当事人都能深入地了解公证种类和公证性质。这需要我们公证人根据自身经验和综合的执业能力，有效地引导当事人说出办理公证的根本需求和使用目的，指引当事人申办恰当的公证种类，才能让公证发挥出最大的效用。 二、实践中，公证越来越被各个行业所认可，被加入到行业的工作流程和制度规范中。此案中，中央事权粮食归属国务院，未经国家批准，任何单位和个人不得擅自动用（包括但不限于擅自出售，用粮食清偿债务、担保等擅自处置及转移占有的行为）。为了保障中央事权粮食不被流失、防控库外存粮的风险，中储粮总公司通过行业内部下发文件的方式，将公证列入行业的工作流程和制度规范中。公证被视为一项重要的工作内容，成为监督检查的重要环节之一。各行各业可以参照中储粮总公司的做法，根据自身工作需要，充分地运用和发挥公证的证明作用和证据效力，形成统一的制度规范，完善监督检查机制，让公证为各行各业的健康有序的发展保驾护航。
【公证书格式】
公证书 （2018）宁银国立证字第XXX号 申请人：中央储备粮银川某直属库有限公司，住所：银川市XXXXXX，营业执照统一社会信用代码：XXX。 法定代表人：潘某，男，一九XX年X月XX日出生，公民身份号码为：XXX。 委托代理人：杨某某，女，一九XX年X月X日出生，公民身份号码为：XXX。 公证事项：保全证据 申请人中央储备粮银川某直属库有限公司的委托代理人杨某某于二○一八年四月十一日向本处提出申请保全证据公证。她称中央储备粮银川某直属库有限公司与宁夏储备粮某某储备库于二○一八年一月一日签订了《委托保管合同》，合同中约定中央储备粮银川某直属库有限公司委托宁夏储备粮某某储备库保管中央事权粮食（小麦），所受托保管粮食的所有权归属国务院，未经国家批准任何单位和个人不得擅自动用（包括但不限于擅自出售、用粮食清偿债务、担保等擅自处置及转移占有的行为）。为了客观显现粮食（小麦）的存放情况，申请人中央储备粮银川直属库有限公司的委托代理人杨某某特申请对宁夏储备粮某某储备库院内的四个仓库存放粮食（小麦）的现状进行保全证据公证。 根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，本处公证员刘某某、公证员助理哈某与申请人的委托代理人杨某某于二○一八年四月十一日上午九点半来到位于银川市西夏区XXXXXX的宁夏储备粮某某储备库院内。申请人的委托代理人杨某某现场对宁夏储备粮某某储备库院内的四个仓库（2#仓、12#仓、20#仓、15#仓）进行了介绍和指认。公证员刘某某、公证员助理哈某对这四个仓库内存放粮食（小麦）的现状进行了拍照、摄像。现场拍照取得的照片数据九十六张，现场摄像数据取得了存储卡一张。公证员刘某某根据现场情况制作了《工作记录》一份共三页。 兹证明与本公证书相粘连的《工作记录》（见附件1）的复印件与原件内容相符；《工作记录》原件上的中央储备粮银川直属库有限公司的委托代理人杨某某的签名属实；与本公证书粘连的照片共计九十六张（见附件2）为现场拍照取得，照片内容与实际情况相符；摄像取得的录像数据（存储卡一张）为现场摄像取得，摄像内容与实际情况相符；照片数据及录像数据刻录成光盘四张，三张交由申请人保管，一张留存于本处。摄像取得的存储卡一张，留存于本处。 附件：1、《工作记录》复印件一份共三页； 2、照片共计九十六张； 3、《粮食实物检查工作底稿（测量计算法）》（四页）； 4、照片数据及录像数据刻录成光盘一张。 中华人民共和国宁夏回族自治区银川市国立公证处 公证员 二○一八年四月二十日
