案例内容
【案情简介】
杭州某有限公司有股东A、B两人。股东A占公司股权份额70%，股东B占30%。股东A担任公司执行董事兼法定代表人。现公司根据经营状况欲任命新的执行董事，并注销公司的私募基金管理人资格，希望召开股东会，但股东B拒不配合。为保证会议的召集过程真实合法并能够顺利办理工商变更登记，公司决定通过公证方式固定会议召集的全过程。 公证处接到申请后，经初步审查确认公司股东尽管存在内部纠纷，但并不影响公司依法召开股东会，同意予以受理。公证员根据公司的矛盾症结所在，结合公司法和公司章程的规定，对该公司初定方案提出了细致的调整意见并进行了相应的告知。通过审查相关资料，公证员查到该公司章程规定执行董事有权召集临时股东会，但应提前15天通知所有股东。故公证员认为，A作为执行董事应先向股东B发函，通知其公司将要召开股东会。股东A认可公证员的提议并主动要求对邮寄该提议函的过程进行保全公证。公证处根据申请对寄送临时股东会议通知过程进行了保全，之后，在既定时间派员如期出席了股东会会议，对会议过程及内容进行了保全。由于股东B未应通知出席股东会，故股东会议结束后，根据公证员的建议，该公司向缺席的股东B寄送了股东会决议并就寄送过程申办了保全公证。 事后，该公司工作人员持公证书在工商登记部门顺利办理了变更登记手续。
【公证书格式】
公 证 书 公证书编号 申请人：杭州某有限公司 法定代表人：A 公证事项：保全证据 申请人因固定证据需要，于XXXX年X月X日向本处申请保全证据公证。 根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，本公证员、公证人员X于XXXX年X月X日，与申请人的法定代表人A来到杭州市X邮政所（地址：浙江省杭州市X区X街X号），A以国内标准快递方式向B（地址：XXX）邮寄《关于召开2018年杭州某有限公司第一次临时股东会的通知》（以下简称《通知》）原件一份共X页（见附件1），并现场取得编号为XXX的国内标准快递详情单一份（见附件3）。 根据《关于召开2018年杭州某有限公司第一次临时股东会的通知》规定的时间，XXXX年X月X日，本公证员与公证人员X来到XXXX，对在此召开的杭州某有限公司临时股东会的过程进行保全。 会议于上午X点开始，参加会议的股东有：A，出席会议的人员还有：B、C...。会议由B主持，C记录。 会议的主要内容：1、主持人介绍与会人员情况；2、主持人介绍会议召开的情况及会议通知情况；3、主持人介绍会议议案并交与会股东审议，股东发表意见；4、与会股东进行表决，签署表决文件并由工作人员现场唱票统计；5、与会股东签署股东会决议；6、与会人员签署会议记录。 上述会议过程中形成《2018年杭州某有限公司第一次临时股东会决议》（以下简称《决议》）一式两份，每份X页（见附件2），均为原件，因股东B缺席，其中一份将邮寄给股东B，另一份由申请人保管。会议过程由本公证员及本处工作人员***现场监督，并由***对会议过程全程摄像。 会后，A随即与本公证员、公证人员X一同来到杭州市X邮政所，A以国内标准快递方式向B（地址：XXX）邮寄股东会上形成的《决议》原件一份，并现场取得编号为XXXXX的国内标准快递详情单一份（见附件3）。 兹证明与本公证书相粘连的《通知》、《决议》复印件与邮寄原件内容相符；《决议》系根据上述会议过程形成，与实际情况相符；与本公证书相粘连的两份国内标准快递详情单复印件均与原件内容相符；与本公证书相粘连的光盘中刻录的视频内容系由公证人员对会议过程摄制。 附件：1.《关于召开2018年杭州某有限公司第一次临时股东会的通知》复印件一份，共X页 2.《2018年杭州某有限公司第一次临时股东会决议》复印件一份，共XX页 3.国内标准快递详情单复印件两份，共2页 4.密封光盘一份 中华人民共和国浙江省杭州市钱塘公证处 公证员 XXXX年X月X日
