案例内容
【案情简介】
湖州GHZY有限公司是湖州市一家房地产企业，该公司在2018年出售了坐落于湖州市XXX地块上的名为“DYW”的商品房项目。据该公司的项目营销总监ZWW所述，2018年共有五六十家客户购买了该“DYW”的商品房，也都签署了《浙江省商品房买卖合同》，当时约定到期交付的是精装房。可是2018年年底开始，应房地产市场需求，湖州地区有些开发商开始响应买房人要求将已经出售的精装房更改为毛坯房。对此，该公司经慎重考虑决定将“DYW”已出售的精装房也更改为毛坯房，但因为和买房人均已签署了商品房买卖合同，故公司决定该更改必须征求所有买房人的意见。 ZWW称，从2019年3月份开始，公司均以电话方式通知了“DYW”项目的所有买受人，大部分买受人均有去公司售楼现场进行沟通，也都表示愿意接受精装房更改为毛坯房的建议，但其中有9家买受人（有湖州本地的，也有北京、上海、安徽等外地的）因各种原因未去公司沟通，也未以任何方式做出表示接受精装房更改为毛坯房的建议或者解除商品房买卖合同。对此，公司律师告知可以以发告知函的形式通知这9家买受人，告知函的主要内容为“接受精装房更改为毛坯房的建议或者解除商品房买卖合同”。为谨慎起见，也为了避免日后不必要的纠纷，湖州GHZY有限公司希望由公证处对邮寄《告知函》的行为进行保全证据。
【公证书格式】
公 证 书 （2019）浙湖华证民字第XXX号 申请人：湖州GHZY有限公司，住所：XXX。 法定代表人：LT，男，XXXX年X月XXX日出生，公民身份号码：XXXX。 委托代理人：ZWW，男，XXXX年X月X日出生，公民身份号码：XXXX。 公证事项：保全证据 申请人湖州GHZY有限公司的委托代理人ZWW于XXXX年X月X日来到我处，称湖州GHZY有限公司拟向九个客户分别寄送《告知函》。为留存证据，湖州GHZY有限公司向公证处申请对其发函的行为过程进行保全证据公证。 本公证员对ZWW就相关事宜进行了询问，并就保全证据公证的法律意义进行了告知。ZWW向我处提供了相关申请资料。经审查后，我处对申请人的申请予以受理，由本公证员罗X及公证员助理林X承办该公证。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，本公证员和公证员助理林X于XXXX年X月X日下午共同为申请人办理了此保全证据的公证。 XXXX年X月X日下午，本公证员在湖州市华信公证处对申请人的委托代理人ZWW提交的拟寄送信函进行审查，标题为《告知函》（共计1页）。ZWW称，分别邮寄给九个客户（1、CBJ、WXQ；2、ZZY、WHY；3、HHJ、CHM；4、YYP、SHL；5、SXL、MPY；6、WJH、WHQ；7、TAZ、ZHY；8、CQ；9、WJ、LYK），每个客户一式四份，共计三十六份。经核对确认，邮寄给每个客户的四份《告知函》内容一致。本公证员现场留下每个客户的三份《告知函》在公证处，一份由本公证员携带，和公证员助理林珑及ZWW一起前往邮局邮寄。 本公证员、公证员助理林X和ZWW一起来到湖州市邮局凤凰邮政所。该邮政所位于湖州市凤凰路、湖州市邮政局的东南角的营业房。营业房呈拐角，一面临凤凰路，一面隔路与凤翔综合市场相对。临凤凰路的营业房门头招牌显示“中国邮政储蓄银行”，与凤翔综合市场隔路相对的营业房门头招牌显示“中国邮政”，墙上标有“凤凰邮政所”。 三人进入该邮政所，ZWW向8号邮政业务窗口工作人员索要九张EMS邮寄单，并出示了身份证。本公证员当场询问了工作人员该邮政所的地址，对方回答凤凰路778号。随后，ZWW在8号窗口开始填写邮寄单。 ZWW现场共填写九张EMS邮寄单： 第一张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXXXX。收件人：CBJ、WXQ，电话/手机：XXXX，地址：北京XXXXXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第二张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXXXXX。收件人：ZZY、WHY，电话/手机：XXXX，地址：浙江省湖州市XXXXXXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第三张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：HHJ、CHM，电话/手机：XXXX，地址：浙江省湖州市XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第四张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：YYP、SHL，电话/手机：XXXXX，地址：湖州市双林镇XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第五张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：SXL、MPY，电话/手机：XXXXXX，地址：浙江省湖州市XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第六张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：WJH、WHQ，电话/手机：XXX，地址：浙江省湖州市长兴县XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第七张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：TAZ、ZHY，电话/手机：XXX，地址：浙江省湖州市长兴县XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第八张：寄件人：ZWW，电话/手机：XXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：CQ，电话/手机：XXX，地址：上海市XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 第九张：ZWW，电话/手机：XXX，单位名称：湖州GHZY有限公司，地址：湖州市XXX。收件人：WJ、LYK，电话/手机：XXX，地址：安徽省XXX。寄件人签名：ZWW，XXXX年X月X日。 填写完毕后，ZWW告知8号窗口工作人员可以寄了，将填写好的九张EMS邮寄单及本公证员携带的九份《告知函》一一对应后交给邮局的工作人员，由该工作人员分别装入九个EMS专用信封。随后，邮局的工作人员进行收寄处理后，将九张邮寄单的第3联交给ZWW。在本公证员提示下，ZWW向工作人员索要发票，邮寄工作人员开具了付款单位为湖州GHZY有限公司的浙江通用手工发票，邮费共计人民币127.5元。 结束后，本公证员、公证员助理林X和ZWW一起离开邮政所。回到公证处，本公证员将九张邮寄单的第三联、发票进行复印，将原件交还给ZWW保存。 兹证明上述ZWW寄送九封信函的行为过程在本公证员、公证员助理林X的全程监督下进行；本公证书所附《告知函》与ZWW在上述过程中邮寄的九封EMS信函内容一致；本公证书所附邮寄单第三联、浙江通用手工发票的复印件与原件相符。 附件：1、《告知函》原件； 2、EMS快递单第三联复印件； 3、浙江通用手工发票复印件。 中华人民共和国浙江省湖州市华信公证处 公证员 XXXX年X月X日
