案例内容
【案情简介】
厦门某学院（厦门市某大学）向其工作人员韵某某发出解除人事关系通知，韵某某以邮件形式回复收到通知。但在双方的人事争议仲裁一案中，韵某某却表示未收到该通知。为举证需要，厦门某学院委托杨某向公证处申请对杨某打开、查看该学院邮箱中的相关邮件页面的内容及过程进行保全证据公证。 受理公证申请后，公证人员来到厦门市某区某南路某号厦门某学院某办公楼某楼组织人事处的办公室，对杨某打开办公电脑，并在电脑上进行关机、重启、建档，进行清洁性检查，进入IE浏览器等页面，查看相关邮件页面，以及对整个过程进行实时截屏并保存等行为进行监督和保全。随后，公证人员将上述实时截屏所得文件的打印件及截屏文件所刻录成的光盘作为附件附于保全证据公证书之后。 根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条的规定，“在劳动争议纠纷案件中，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证责任”，故而在与日俱增、日益复杂的劳动争议案件中，能否提交充足有效的证据对于用人单位能否赢得案件具有重要意义。而随着互联网的普及，通过电子邮件进行沟通交流或业务往来已经成为单位和个人办公的一种常用方式，因此，当发生劳动争议时，往来的电子邮件及邮件内容往往会成为案件中的关键证据。在本案中，公证机构为用人单位办理电子邮件保全证据公证，既可以及时固定证据，增强电子邮件证据的可采性，有效维护当事人的合法权益，也可以避免当庭演示邮件的麻烦，方便仲裁机构参阅公证书的内容。
【公证书格式】
公 证 书 （XXXX）XX字第XX号 申请人：厦门某某学院（厦门市某某大学） 住所：厦门市某区某南路某号 法定代表人：陈某某 委托代理人：杨某 公证事项：保全证据 申请人厦门某某学院（厦门市某某大学）的委托代理人杨某于XX年XX月XX日向本处称，申请人因与韵某某人事争议仲裁一案，为举证需要，需对申请人提供给其组织人事处工作人员使用的厦门某某学院邮箱中的相关邮件进行保全以作存证，为此，申请人特向本处申请对杨某打开、查看厦门某某学院邮箱中相关邮件页面的内容及过程给予保全证据公证。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，本处受理了申请人的上述申请。本公证员对杨某提供的证明材料进行了审查，对杨某进行了询问，告知了其公证当事人的权利义务和该公证事项的法律意义和法律后果。 本公证员及本处工作人员林某某于XX年XX月XX日下午来到厦门市某区某南路某号厦门某学院某办公楼某楼组织人事处的办公室，监督申请人的委托代理人杨某进行了如下保全证据行为： 一、杨某打开该办公室内的一台办公电脑，在本公证员及本处工作人员林某某的现场监督下关机并重启该电脑；在桌面位置新建名为“截屏文件”的word文档，打开该word文档，对所显示的页面依次进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页X-X）。 二、对该办公电脑进行清洁性检查，对所显示的页面依次进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页X-XX）。 三、返回至IE浏览器页面，在页面上方的地址栏中输入“XXX.XXX.XXX.X”，敲击键盘上的“Enter”键，进入一个新的页面，对所显示的页面依次进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX-XX）。 四、在该页面中的“邮件地址”输入框中输入“XXX”，在“密码”输入框中输入相应密码，点击“登录”按钮，进入一个新的页面，对所显示的页面依次进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX-XX）。 五、在该页面上方的搜索输入框中输入“韵某某”，点击“查询”按钮，对所显示的页面依次进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX-XX）。 六、点击并查看该页面中“主题”为“韵某某邮件”、“发件人”为“韵XX”、“日期”为“XX/XX/XXXX 00:00上午”的邮件，进入一个新的页面，对所显示的页面进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX-XX）。 七、点击“向上”按钮，对所显示的页面进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX）。 八、点击并查看该页面中“主题”为“韵某某来信”、“发件人”为“韵某某”、“日期”为“XX/XX/XXXX 00:00下午”的邮件，进入一个新的页面，对所显示的页面进行截图，并将所截内容拷贝到桌面文件名为“截屏文件”的word文档（见附件一：打印页XX-XX）。 本处工作人员林某某使用本处U盘将该名称为“截屏文件”的word文档拷贝至本处办公电脑桌面上。 本处工作人员林某某打开上述拷贝至本处办公电脑桌面上名称为“截屏文件”的word文档，通过本处打印机对该word文档进行打印，获得打印页共XX页（见附件一）。 本处工作人员林某某采用终结方式将该名称为“截屏文件”的word文档刻录到本处提供的全新一次性光盘。 根据以上事实，兹证明： 一、附于本公证书之后的截屏图打印页（见附件一）共XX页为杨某于XX年XX月XX日下午在厦门市某区某南路某号厦门某学院某办公楼某楼组织人事处的办公室，在本公证员及本处工作人员林某某的监督下，现场操作该办公区域内的办公电脑查看相关邮件页面进行实时截屏后打印所得，与上述页面当日当时的实际情况相符； 二、附于本公证书之后的光盘（1张）系在现场操作过程中保存相应文件所得，所存文件系杨某在上述操作过程中实时截屏所得之“截屏文件”的复制件。 附：一、截屏图打印页一份（共XX页）； 二、光盘一张。 中华人民共和国福建省厦门市鹭江公证处 公证员 XX年XX月XX日
