案例内容
【案情简介】
张某为XX公司的股东，但因与公司其他股东不睦，经常不参加公司的股东会，现由于公司股东之一刘某拟将其持有的百分之一股份向股东以外的人转让，根据公司章程要求，需召开临时股东会进行表决。为履行告知义务，保障临时股东会的顺利召开，XX公司特向我处申请对其公司向股东张某邮寄送达《召开临时股东会的通知》的行为进行公证。 根据《公司法》第七十一条之规定，有限责任公司的股东之间可以相互转让其全部或者部分股权。股东向股东以外的人转让股权，应当经其他股东过半数同意。股东应就其股权转让事项书面通知其他股东征求同意，其他股东自接到书面通知之日起满三十日未答复的，视为同意转让。其他股东半数以上不同意转让的，不同意的股东应当购买该转让的股权;不购买的，视为同意转让。依照法律规定，公司股东有优先购买权。为保证公司股东的合法权益，根据《公证法》、《公证程序规则》相关规定，并由当事人申请该公证事项，我处经研究决定为该公司办理保全邮寄送达行为公证。第一，通过国家企业信息信用公示系统，查询了该公司的性质为有限责任公司，核实法定代表人、企业存续状态，确保申请人是合法的申请主体。第二，确认了委托代理人的资格，对其提供的委托书、法定代表人的身份证明书、法定代表人及委托代理人的身份证复印件进行了书面审查，确认了委托代理人是经过公司认可同意的。第三，要求该公司提供公司章程及印章备案证明，认真审核该公司是否对股权转让及召开股东会有进一步的限制性规定，比如是否存在排除召开股东会通知方式的约定、是否禁止向股东以外的第三人转让股权等，也排除了假印章的可能性。第四，运用我们的专业法律知识对其提供的《召开临时股东会的通知》的内容进行了修改，使其符合法律规定，充分保护被通知股东的合法权益。第五，在邮寄送达过程中，两名公证员全程在现场对委托代理人杨某邮寄行为进行监督，确保放入邮政快递信封里面的《召开临时股东会的通知》与我处留存的保持一致，并将封好的信封亲自交给邮局工作人员，防止邮寄文件脱离公证员之手。第六，专门对委托代理人制作《谈话笔录》，并详细告知邮寄送达的风险，再次提醒他们通过电子邮件、短信、传真、电话录音等其它方式再送达一次，避免造成不必要的纠纷。
【公证书格式】
公 证 书 (2018)豫郑中证内经字第 号 申请人:郑州XX有限公司，住所：XXXX，统一社会信用代码：XXXX，法定代表人：陈某。 委托代理人：杨某，男，一九XX年XX月XXX日，公民身份号码：XXXX。 公证事项：保全证据 申请人郑州XX有限公司的委托代理人杨某称为保证全体股东能够按时参加公司于2018年12月3日上午九点召开的临时股东会，申请人的委托代理人杨某于二○一八年十月二十六日向我处申请办理保全邮寄送达行为公证。 根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，二0一八年十月二十六日十四时五十六分左右，郑州市中州公证处公证员XX、李X随同申请人郑州XX有限公司的委托代理人杨某来到郑州XX邮政所，在本处两名公证员的监督下，杨某填写了编号为XXXX的EMS国内标准快递详情单〔该详情单上填写的收件人为张某，地址为XXXX〕，并将填写完毕的详情单连同需邮寄的“XXXX”的函件共计X页一并交给了工号为XXXX的邮局工作人员。该邮局工作人员将上述共计X页的函件装入邮政特快专递信封内，并将上述详情单贴到该信封上。 上述整个过程至二0一八年十月二十六日十五时十分左右结束。公证员李X制作《工作记录》一页，《工作记录》上郑州市中州公证处公证员樊XX、李X及申请人郑州XX有限公司的委托代理人杨某的签名均属实。 兹证明与本公证书相粘连的《召开临时股东会的通知》的复印件与杨XX寄送的原件内容相符；与本公证书粘连的《全球邮政特快专递》详情单复印件、《工作记录》复印件与我处保存的原件内容相符。 附：1、《召开临时股东会的通知》复印件一页； 2、《全球邮政特快专递》复印件一页； 3、《工作记录》复印件一页。 中华人民共和国河南省郑州市中州公证处 公证员 二0一八年十月二十六日
