案例内容
【案情简介】
河北××工贸有限责任公司是一家由国有企业改制的有限责任公司，公司共81名股东，均为自然人股东。根据公司章程的规定，董事会由3名董事组成，董事长、董事由股东会会议选举产生，公司不设监事会，由股东会会议选举一名监事行使监事会职权。股东按照其出资额享有表决权。 公司董事会计划于2012年3月16日上午在某宾馆召开公司股东会。董事会按照章程的规定，于会议召开前15日向全体股东送达了召开股东会会议及会议所议事项的通知。为了保障本次股东会会议召开的过程及会议表决结果公开透明，公司向公证处提出办理现场监督公证申请，由公证员监督会议工作人员审核公司股东身份、发放选票，现场监督会议的表决过程及结果（包括监票、唱票、计票、得票统计、选票封存等）。 会议当日，公证处派公证人员到场监督该公司会议工作人员对参会股东的身份进行审核，确保参会人员身份证与本人相符并与股东名册记载的姓名一致，参会股东在公证员监督下填写选票、投票，工作人员操作公证处的电脑，运用电脑软件对加权表决的得票进行了统计和计算，得票的结果由公证人员逐一填写在《某某工贸有限责任公司第二届第三次股东会会议表决结果》上，公证员完成的得票统计结果与会议工作人员统计得票结果核对，两者一致。 本案办理过程中，公证员通过亲自参与得票结果的统计汇总，确保得票统计结果的真实无误，赢得了参会股东们的一致认可和称赞。
【公证书格式】
公 证 书 （20××）冀××证经字第××号 申请人:河北××工贸有限公司 企业法人营业执照（副本）注册号：×××× 法定代表人：苏某某，男，一九××年××月××日出生，住址：××市××区××宿舍××栋××单元××号。 委托代理人：周某某，女，一九××年××月××日出生，住址：××市××区××宿舍××栋××单元××号。 公证事项：现场监督公证 申请人河北××工贸有限公司的委托代理人周某某于二0一二年××月××日向本处申请对申请人召开的“河北××工贸有限公司第二届三次股东会会议”的过程及会议表决结果进行现场监督公证。 申请人向我处提交的主要证据材料如下： 1、申请人的《企业法人营业执照（副本）》和《中华人民共和国组织机构代码证》； 2、申请人出具的《法定代表人证明书》和法定代表人苏某某的身份证； 3、申请人向我处出具的《申请书》； 4、申请人的法定代表人为委托代理人周某某出具的《授权书》及周某某的身份证； 5、申请人的《河北××工贸有限公司章程》、《河北××工贸有限公司董事、董事长选举办法》和《河北××工贸有限公司监事选举办法》； 6、申请人董事会20××年××月××日作出的《河北××工贸有限公司董事会会议记录》； 7、申请人发布的《河北××工贸有限公司召开股东大会通知》； 8、申请人的《河北××工贸有限公司股东代表名册》； 9、董事长苏某某指定公司董事赫某某主持股东会会议的《授权书》。 经审查，申请人主体资格符合法律规定，申请人的委托代理人周某某向我处申请办理公证，其具有合法的代理资格，我处依法受理了该公证申请，并指派本公证员与公证人员党某某共同办理该公证事项。本公证员就该公证事项的相关情况向申请人的委托代理人周某某进行了询问，并专门制作了《告知书》，申请人的委托代理人在本公证员制作的《谈话笔录》和《告知书》上签名。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，二0××年××月××日上午七时三十分本公证员与公证人员党某某来到某某厂宾馆。七时四十五分在本公证员与公证人员党某某的监督下，由申请人指派的会议工作人员开始审核参会股东的身份，通过审核的股东在《河北××工贸有限公司第二届三次股东大会签到表》上签字。公证人员某某使用我处笔记本电脑上所安装的软件，按照“一元一权”的原则对签到表上签字股东代表股权数进行统计。上午八时三十分股东签到的时间截止，根据《河北××工贸有限公司第二届三次股东大会签到表》，当日到会股东人数为八十人（申请人股东总人数为八十一人），到会股东代表股权数6826011，占公司总股权的比例为99.25%。会议开始前，本公证员现场宣布股东到会人数及到会股东所持股权总数及占公司总股权的比例。 主持人宣布正式开会。本次股东会会议，由董事长苏某某书面指定董事赫某某主持，申请人的委托代理人周某某作会议记录。会议按照预定的议程，由董事长作董事会报告，公司财务负责人作财务会计报告、监事作监事报告，上述三个报告经过参会股东举手表决通过。 接着，公司董事曹某某在会上宣读了公司董事、董事长、监事的选举办法。随后，本公证员、公证人员党某某检查投票所使用的票箱，经现场开箱查验，票箱为空箱，公证员当场将票箱进行了封存。 在本公证员与公证人员党某某的监督下，会议工作人员向到会股东发放选票，股东领取选票后，在一旁的填写区填写选票，随后将选票投入票箱。 本次会议上董事选举、董事长选举、监事选举的唱票、监票、计票工作在本公证员的监督下，由公证人员党某某和申请人的会议工作人员共同进行，工作人员党某某操作我处的电脑，运用申请人提供的电脑软件对加权表决的得票进行了统计和计算，选举结果由公证员党某某逐一填写在《河北××工贸有限责任公司第二届第三次股东会会议表决结果》（见本公证书的附件3）上，本公证员逐一宣布选举结果： 一、董事选举结果： 姓名：苏某某；加权表决得票：6624222；得票占总股权比例：96.32% 姓名：赫某某；加权表决得票：6774763；得票占总股权比例：98.51% 姓名：曹某某；加权表决得票：6553756；得票占总股权比例：95.30% 二、董事长选举结果： 姓名：苏某某；加权表决得票：6486493；得票占总股权比例：94.32% 三、监事选举结果： 姓名：马某某；加权表决得票：6013121；得票占总股权比例：87.43% 随后，由党某某将电脑软件中的《2012年董事会成员选举得票统计》、《2012年董事长选举得票统计》、《2012年监事选举得票统计》三份文件打印出纸质文件。该三份纸质文件作为本次董事、董事长、监事选举的原始得票记录，由申请人盖章后，交公证员保存。本次会议所收到的选票，由公证员当场进行了封存，所封存的选票交由申请人的委托代理人周某某保存。 上述对《董事会暨经理班子工作报告》、《公司财务报告》、《公司监事报告》的股东举手表决的过程及股东投票过程、唱票、监票、得票统计的过程、封存选票的过程，本公证员拍摄了视频文件。 就以上过程本公证员制作了《工作记录》。 兹证明申请人所召开的“河北××工贸有限公司第二届三次股东会会议”的过程符合《中华人民共和国公司法》、《河北××工贸有限公司章程》、《河北××工贸有限公司董事、董事长选举办法》、《河北××工贸有限公司监事选举办法》的规定；会议表决结果真实有效。原始得票记录（《2012年董事会成员选举得票统计》、《2012年董事长选举得票统计》、《2012年监事选举得票统计》）由我处存档。 附件1.董事长苏某某指定公司董事赫某某主持股东会会议的《授权书》复印件（原件由我处存档）。 附件2.《河北××工贸有限公司第二届三次股东大会签到表》复印件（原件由申请人保存）。 附件3.《河北××工贸有限责任公司第二届第三次股东会会议表决结果》复印件（原件由我处存档）。 附件4.会议记录人周某某制作的《河北××工贸有限公司第二届三次股东大会记录》复印件（原件由申请人保存）。 附件5.当选董事（包括董事长）、监事的身份证复印件。 中华人民共和国××省××市××公证处 公证员 二〇××年××月××日
