案例内容
【案情简介】
2018年末，甘肃XX滤业有限公司股东温某来到公证处称该公司定于2018年11月9日召开临时股东大会，特向本公证处申请对此次股东会召开的会议过程进行保全证据公证。 经公证员核查，该公司被列入严重违法企业名单。原因是提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实，取得公司变更或者注销登记，被撤销登记。 温某称，在2017年公司发现在陕西一家名为“陕西XX节能有限公司”的产品“瑞XX”在其网站上使用甘肃XX滤业有限公司注册的专利，用以宣传。甘肃XX滤业有限公司的法定代表人李某也担当该陕西XX节能有限公司的监事职务，其经营与所任职公司同类业务，违反竞业禁止规定。为维护公司利益，2017年6月甘肃XX滤业有限公司提交工商变更法定代表人等登记申请，兰州市XX工商行政管理局准予变更登记。后李某对兰州市XX工商行政管理局提起行政诉讼，主张甘肃XX滤业有限公司通过伪造其签字骗取工商登记，温某称其确已通知李某签字，李某亦让其领取了李某签字的相关材料，未料该签字并非李某所签。最终兰州市XX工商行政管理局败诉撤销了该局于2017年6月23日作出的工商行政变更登记行为。因此，甘肃XX滤业有限公司被列入严重违法企业名单。现该公司欲通过正常的公司管理途径和程序对李某进行免职，但李某始终不予配合。 公证员在全面了解情况后告知了申请人需提交的申请材料并同温某对会议的议题、具体程序、步骤等进行了详细的沟通，就不尽合理的地方提出了修改意见，如建议在股东大会召开时安排专人对会议内容进行记录并形成书面的会议记录等。随后在召开股东大会15日前向李某邮寄送达《甘肃XX滤业有限公司关于召开临时股东大会的通知》并办理保全证据公证，形成了一整套保全证据方案。 对股东大会进行公证，一般采取的现场监督的方式，由公证人员证明股东大会的进程、程序符合法律和公司章程的规定。但是采取这种方式，需要所有股东配合。在此案中，股东之间发生了争执，法定代表人不参加会议，采取这种方式显然不可取。但是，公证员遵循真实、合法的原则，通过证据保全的方式客观中立地记录了会议过程。所出具的公证书，能够成为法院和其他有关部门认定事实的重要依据。
【公证书格式】
公 证 书 （2018）甘兰飞天公内字第X号 申请人：温某，女，一九XX年二月十X日出生，公民身份号码：620XX，住址：甘肃省兰州市城关区XX路11号。 公证事项：保全证据 申请人温某于二〇一八年十月二十四日来到本处称，其系甘肃XX滤业有限公司股东，该公司定于二〇一八年十一月九日召开临时股东会，特向本公证处申请对此次股东会召开的会议过程进行保全证据公证。 温某向本处提交了以下证明材料：一、甘肃XX滤业有限公司营业执照（副本）；二、公司章程；三、《甘肃XX滤业有限公司关于召开临时股东大会的通知》；四、《甘肃XX滤业有限公司2018年第一次临时股东会流程》；五、《甘肃XX滤业有限公司2018年第一次临时股东会议题》；六、《内资公司变更通知书》；七、（2017）甘7101行初XX号《兰州XX法院行政判决书》；八、（2017）兰XX号保全证据《公证书》影印件；九、温某、刘某、张某、冯某的居民身份证。 根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，我处受理了该申请，向其告知了办理保全证据公证的法律意义和可能产生的法律后果以及申请人的权利义务。温某表示知晓并愿意承担相关法律责任。 根据《中华人民共和国公证法》的规定和《公证程序规则》的规定，二〇一八年十一月九日九时四十分，本公证员与本处公证工作人员王某、甘肃XX滤业有限公司员工冯某、摄像人员李某到达甘肃XX滤业有限公司营业执照登记住所甘肃省兰州市城关区XX路X号XX大厦X座X楼。在本公证员与本处公证工作人员王某的监督下，温某现场拆封由摄像人员提供的全新SD卡一张，摄像人员将其装入摄像机内并进行格式化。经检查，该摄像机无内置硬盘，所装入SD卡全新无内容。二〇一八年十一月九日十时零六分会议开始，由甘肃XX滤业有限公司监事张某某主持此次会议，冯某进行会议记录，股东温某、刘某某按时参会，摄像人员进行摄像。十时二十一分，根据表决意见，股东刘某某，温某在《甘肃XX滤业有限公司临时股东大会股东签到表》及放弃优先购买权《声明》上确认签字，张某、冯某在《甘肃XX滤业有限公司临时股东大会高级管理人员签到表》上确认签字。十时二十三分，会议结束。温某、刘某某、张某某在冯某现场记录所得的《会议记录》（共一页）上确认签字。保全过程由王某进行现场记录，并制作《现场工作记录》（共一页）留存于本处公证卷宗。 十一时十二分，上述人员共同来到本处，对温某、刘某某、张某某、冯某的身份进行验证，摄像人员用本处办公电脑将会议过程所拍摄的视频文件刻录一式三份，其中两份制成《公证书》交申请人保管，一份及原始存储卡留存于本处公证卷宗。十一时四十一分，刻录完成，开始封存，温某、刘某某、张某某、冯某、摄像人员、本公证员及本处公证工作人员王某在封条骑缝处签字。十一时五十分，保全工作结束。 兹证明，本公证书所附《会议记录》《甘肃XX滤业有限公司召开临时股东大会的会议记录》《甘肃XX滤业有限公司临时股东大会股东签到表》《声明》系保全现场复印所得，复印件与原件内容相符。所附存储卡系保全现场摄像所得内容的完整刻录。 附件：一、《会议记录》复印件一式一份，共一页； 二、《甘肃XX滤业有限公司临时股东大会股东签到表》复印件一式一份，共一页； 三、《甘肃XX滤业有限公司临时股东大会高级管理人员签到表》复印件一式一份，共一页； 四、《声明》复印件一式一份，共两页； 五、存储卡一个。 中华人民共和国甘肃省兰州飞天公证处 公证员 二O一八年X月X日
