案例内容
【案情简介】
徐工集团下属江苏徐工XXX有限公司拟申请首次公开发行股票并上市, 目前正处于委托证券公司和律师事务所为本次发行上市的有关事项进行尽职调查阶段，根据相关规定，需要准备相关人员的股权/股份转让情况的访谈活动记录。2020年6月初，该公司项目负责人员来到徐州市公证处寻求帮助。公证员详细了解了公司的上市工作进程及其诉求，并及时将情况向所在部门进行了汇报。徐工集团在全国同行业中所占地位举足轻重，徐工XXXX公司作为徐工集团首家拟上市企业，在此关键时刻寻求公证帮助，公证处极为重视。当天即将此案做为重大、特殊公证事项进行了集体研讨，综合查阅了首次公开发行股票并上市的有关规定后，作出如下决议：公证处采用拍照、摄像、文字等形式，客观真实记录访谈过程，对整个访谈过程进行保全证据公证。该决议得到徐工集团法务工作人员的认可。 6月10日，该公司工作人员按公证员的要求提交了办理公证所需的材料，同时告知，公司将于11日在其公司会议室举行对部分人员的访谈活动。时间紧事务多，为保证次日访谈活动顺利进行，承办公证员与该公司工作人员、证券公司及律师事务所访谈人员、摄像人员就访谈过程中可能出现的情况进行了数次讨论,采用实地演练、模拟访谈等形式交换意见，形成可行性工作方案。2020年6月11日，公证员在徐工XXXX公司三楼会议室出席了该公司首次公开发行股票并上市项目股权/股份转让情况访谈活动的现场，按原定工作方案对整个访谈过程进行保全证据公证，因前期工作计划明确、完善，当日访谈活动顺利完成。 证据保全公证，即公证机构根据公民、法人或其他组织的申请，在诉讼发生之前，依法对日后可能灭失或难以提取的证据加以验证提取、收存和固定。本案中，公证人员根据当事人的申请对该公司首次公开发行股票并上市项目股权/股份转让情况访谈活动现场进行保全证据公证，对于预防纠纷、保障当事人合法权益具有重要作用。
【公证书格式】
公 证 书 (2020)苏徐徐州证字第5693号 申请人：江苏XXXX有限公司， 统一社会信用代码：XXX， 法定代表人：路某， 委托代理人：姜某某，女，公民身份号码：320XXXX。 公证事项：保全证据 申请人江苏XXXX有限公司的委托代理人姜某某，于2020年6月10日向本处申请对江苏XXXX有限公司首次公开发行股票并上市项目股权/股份转让情况访谈活动的过程办理保全证据公证。 经审查，我处认为该公证申请符合《公证程序规则》第十九条的规定，决定予以受理。 根据《中华人民共和国公证法》及《公证程序规则》的规定，本公证员与公证人员崔翔、申请人聘请的中介机构XX证券股份有限公司工作人员刘某某（公民身份号码：XXX，以下简称刘某某）、宋某某（公民身份号码：XXX，以下简称宋某某）、申请人聘请的中介机构上海市XXX律师事务所工作人员戴某(公民身份号码：XXX，以下简称戴某）、申请人聘请的拍摄人员徐州XX有限公司工作人员韩某某（公民身份号码：XXX，以下简称韩某某）于2020年6月11日上午在江苏XXXX有限公司三楼会议室，对刘某某、戴某与徐某某（公民身份号码：XXX）就江苏XXXX有限公司首次公开发行股票并上市项目股权/股份转让情况访谈的过程进行保全证据公证。访谈期间由韩某某使用携带的摄像机、照相机（摄像、摄影前，公证员对摄像机、照相机分别进行了清洁性检查）对访谈过程分别进行摄像、摄影。宋某某对访谈过程进行记录。 10：04分-10：28分，刘某某、戴某与徐某某进行访谈活动，宋某某做记录，徐某某在《江苏XXXX有限公司首次公开发行并上市项目股权/股份转让情况访谈记录》（一式五份）上签名、按指印。 依据上述事实，兹证明访谈过程的摄像、摄影行为均系在本公证员和公证人员崔翔的面前进行；摄像资料刻录成光盘3份，摄影资料由韩某某打印成图片3份；2份附于公证书内，1份存放我处。摄像内容、图片内容均与当时情况相符。上述访谈记录1份原件存于公证处、1份原件交XX证券股份有限公司存档、1份原件交上海市XXX律师事务所存档、2份原件交徐州XXXX有限公司存档。现场摄像、摄影的原始资料存于公证处。 附件：1、图片5张； 2、光盘1张； 3、访谈记录复印件1份。 中华人民共和国江苏省徐州市徐州公证处 公证员 2020年6月24日
